Covid-19 trilogie. DEEL 2: De CompanyWise post Covid-19 visie op organisatiestructuur.
Over change management is meerder boek geschreven. Wat graag geloofd wordt is dat het een lastige en veelal onmogelijke taak is om verandering duurzaam door te voeren. Als begeleider van transformatietrajecten wordt CompanyWise dagelijks geconfronteerd met verschillende graden van verandervermogen in organisaties.
Volgende quote van Nisha Singh kronkelt in mijn hersenen sinds de Covid-19 maatregelen:
‘You change for 2 reasons: you either learn enough that you want to, or you‘ve been hurt enough that you have to.’
We lezen hier 2 redenen om te veranderen: drang omdat we willen, dwang omdat we moeten.
Het proces sinds 13 maart leert ons dat mensen een uitermate groot aanpassingsvermogen hebben: ondanks de drastische en dwangmatige maatregelen, en na het herstellen van de eerste schok, is een atmosfeer ontstaan van veerkracht, solidariteit en creativiteit.
In Covid-19 klankbordgesprekken die we hebben met CEO’s, praten zij met terechte fierhied en dankbaarheid over hun teams: hoe die virtueel samenkomen en nieuwe ideeën sprokkelen, hoe ze de klanten blijven dienen in vaak zware omstandigheden, hoe ze elkaar ondersteunen in moeilijke privésituaties, ….
Ondanks de fysieke afstand is voor velen het voor elkaar van betekenis zijn een nieuwe manier van sociale omgang en verbinding maken. Samenhorigheid die neigt naar energie en hoop!
Daarbovenop komt een gevoel van gelijkwaardigheid: uiteraard wordt naar de (bedrijfs)leiding gekeken om het genomen pad te herbekijken in functie van het hogere doel. Ondertussen trappelt de organisatie ongeduldig om samen de genomen beslissingen uit te voeren.
Zijn deze signalen de voorbode van een totale omwenteling? Zal samenwerken menselijker, authentieker en aangenamer worden? Of, wanneer de economie zich herpakt, zal solidariteit een ‘interimoplossing’ geweest zijn die dan als overbodig in de hoek komt te staan?
CompanyWise vertrouwt althans op een groeiend besef bij ondernemers, dat het benutten van het volle talentenpalet van hun human resources de prestaties en ontwikkeling ten goede komt.
Wij zijn overtuigd van de blijvende gevolgen door Covid-19 op organisatiestructuren:
VUCA (*) is de grote aanwezige, wendbaarheid de boodschap.
VUCA: Volatile, Uncertain, Complex en Ambiguous. De vier kenmerken van een snel veranderende wereld die een soepele samenwerking en meer afstemming vereist. Het puur functioneel organiseren staat al een tijdje onder druk omdat rollen en verantwoordelijkheden onsamenhangend zijn, wat leidt tot onderlinge concurrentie, starheid en inefficiëntie.
Organisaties gaan vooral baat hebben bij een structuur die units zo onafhankelijk mogelijk van elkaar laat functioneren. Binnen elke unit kunnen één of meerdere multifunctionele teams, georganiseerd rond een doel en binnen een kader, te allen tijde adequaat reageren op de verwachtingen van de klant. Teamleden zijn zodanig wendbaar dat ze verschillende rollen kunnen aannemen in functie van de noodzaak.
Processen en procedures dienen nog beter gedocumenteerd te zijn en verhogen de weerbaarheid in geval van uitzonderlijk ziekteverzuim. Iedereen die enigszins betrokken is, moet snel een volledig beeld krijgen: inzicht en overzicht bekomen van het proces. Wat enkel leeft in de hoofden van de mensen kan niet gereproduceerd worden in geval van pandemische uitval.
Besluitvorming moet sneller en zal gebaseerd zijn op argumenten die goed genoeg en veilig genoeg zijn om te proberen. Wachten tot alle informatie beschikbaar is? Dan ben je te laat!
Continuïteitsplannen zijn aan herziening toe.
Een contingency plan voor het beperken van de socio-economische gevolgen van een soortgelijke pandemie wordt noodzakelijk voor elke organisatie die wil groeien. Nu meer dan ooit is gebleken dat medewerkers een sleutelrol hebben in het handhaven van een zo hoog mogelijke activiteitsgraad. Zij zullen dat willen continueren. Het is aan bedrijfsleiders om hun inspraak proactief mee te nemen en te erkennen.
Supply chain risico’s spreiden zal noodzakelijk zijn. Meer alternatieven betekent meer complexiteit. Het omarmen van complexiteit kan alleen als goederenstromen en informatiestromen op elkaar afgestemd zijn. Technologie enerzijds, en efficiënt overleg over afdelingen heen anderzijds zullen hand in hand gaan.
Remote werken, een andere vorm van risicospreiding, is niet meer weg te denken. Hoe weten medewerkers of ze goed bezig zijn? Hoe continuïteit verzekeren? Ze zullen duidelijke afspraken en inspraak vragen om de wederzijdse vertrouwensband te verstevigen.
Hoe kan jij jouw organisatiestructuur herbekijken?
In een crisissituatie worden sterktes alsook zwaktes dadelijk uitvergroot. Ideale gelegenheid dus om uit deze crisis te leren voor de toekomst. Misschien kan je starten met een BOL-oefening door jouw teams: Behouden wat goed gaat, Ontwikkelen wat beter kan, en Loslaten wat teveel energieverlies geeft.
Wedden dat een procesanalyse zich opdringt om de symptomen te onderscheiden van de échte problemen? Dat overleg meer relevantie én efficiëntie vereist? En dat jij van jouw sokken geblazen wordt door de stem van de minderheid: hun wijsheid kan tot eye-openers leiden!
Jij, ondernemer, staat te popelen om jouw organisatie terug als een geoliede machine te doen draaien. De verleiding om met volle kracht vooruit te gaan zal groot zijn. Maar zoals in de eerste blog vermeld, moed en doorzettingsvermogen maken het verschil voor een totaal nieuwe toekomst.
Met een objectieve externe blik kan CompanyWise ook jouw vizier verruimen. Check op onze CompanyScan en bekom onmiddellijk advies.
PS. In onze derde blog van de Covid-19 trilogie gaan we dieper in op de mogelijke verstoring van het bestuursorgaan,
