Hallo Sarah-Jane,

Er is een probleem in mijn directieteam. Telkens we vergaderen is er 1 persoon die de vergadering overheerst. 

Hij begint te praten en we kunnen hem niet tot zwijgen brengen. Ik heb het eens geklokt en toen praatte hij 8 minuten aan 1 stuk door. Dikwijls komt hij niet ter zake, draait hij rond de pot en is hij moeilijk te volgen. Op alle input van collega’s heeft hij kritiek of, als hij dezelfde mening deelt, gaat hij nog eens in zijn eigen woorden herhalen wat reeds gezegd geweest is . 

Het is zelfs zo erg dat collega’s ostentatief met de ogen draaien als hij begint te praten of zich achter hun laptop ‘wegsteken’. Niet dat ik dat goedkeur, maar ik begrijp het wel.

Ik weet niet goed hoe ik dit bespreekbaar kan maken. Doe ik dat individueel of in het team? Ik wil hem niet vernederen maar toch is eerlijke feedback nodig

Een bezorgde manager

Beste bezorgde manager,

Dankjewel voor deze vraag! Ze wordt me regelmatig gesteld en daarom deel ik ze graag. 

In eerste instantie zou ik een algemene aanpak nemen door met het ganse team omgangsregels te bepalen. Zo viseer je de persoon in kwestie niet. Die regels kan je team zelf opstellen. 

Hoe? Vraag om attitudes die een vergadering kunnen ‘verpesten’ en draai deze om in positieve zin.

Gebruik de omgangsregels dan, door ze bij aanvang van elke vergadering te herhalen, en op het einde te vragen hoe goed we ze respecteerden. Je team krijgt dan een forum om feedback te geven: ofwel openlijk, ofwel schriftelijk, afhankelijk van de mate van vertrouwen.

Ik veronderstel dat het probleem van overheersing hiermee bespreekbaar wordt gemaakt, en dat een actieplan kan worden afgesproken.

Wordt het probleem niet geuit, dan is het aan jou om in een individueel gesprek aan te gaan. Praat vanuit het gezamenlijk belang: welke behoeften heeft het team om optimaal te functioneren? Maak het duidelijk dat het ieders verantwoordelijkheid is om teamlid te zijn volgens de principes van artful participation: is mijn gedrag de meest waardevolle bijdrage aan de effectiviteit van onze samenwerking?

Mocht dat alles niet helpen, dan vrees ik dat je andere beslissingen zal moeten nemen.

Succes!