‘Vergadercultuur’… een woord dat regelmatig valt in gesprekken met onze zakenrelaties. Meestal bedoelen ze dat niet in positieve zin. Als we doorvragen komen deze situaties naar boven:
- Vergaderingen duren ‘te’ lang, en zeker langer dan de vooropgestelde tijd.
- Het zijn dikwijls dezelfde mensen die aan het woord zijn.
- Wie het hardste roept, krijgt meer gedaan.
- De “ik weet niet wat ik daar doe” opmerking.
- De “ik word niet gehoord” opmerking.
- “Soms laat ik me overrulen. Achteraf besef ik hoe ik had kunnen reageren.”
- Persoonlijke belangen nemen de overhand.
- We komen niet tot besluitvorming.
- Het is een praatbarak.
Wellicht kan jij dit lijstje aanvullen met persoonlijke ervaringen.
Vergaderen hoeft niet een straatje zonder einde te zijn.
Het kan verrijkend zijn, met keuze van het type vergadering en de deelname van de juiste mensen die nl. iets bijdragen en/of iets kunnen ‘halen’ uit de vergadering. We wijden deze blog aan het brengen van STRUCTUUR in een vergadering.
Tip: Onze volgende blog gaat dan over de voorwaarden voor een gewenste vergaderCULTUUR
Maak voor elke meeting een ‘toast’ en mensen kunnen bepalen of hun aanwezigheid al dan niet toegevoegde waarde zal leveren.
Een ‘toast’ is bedoeld om structuur te brengen in elke vergadering. Vóóraf wordt de vergadering aangekondigd volgens de T, O, A, S, T, zijnde:
- Type meeting: bijvoorbeeld een wekelijkse staffmeeting, operationele afstemming, strategische workshop, governance meeting, …
- Onderwerpen: zaken ter info, te beslissen, ter discussie.
- Agenda mét timing per onderwerp.
- Samenwerkingsregels: bijvoorbeeld wat doen we met laptop, mobieltje, hoe we omgaan met conflict, hoe te luisteren en open feedback te geven, …
- Taken: wie is timekeeper, wie maakt de notulen, wie is facilitator? Deze rollen kunnen afwisselend worden uitgevoerd zodat iedereen leert.
Een meeting toast is een gestandaardiseerde methodiek met een gemeenschappelijke taal. Het is niet een garantie op een vergaderingen volledig in flow. In onze volgende blog leer je meer over meetingCULTUUR.
Zin om het er met ons over te hebben in een persoonlijk gesprek?
